案件が止まっていることを、
催促される前に。
返信していない問い合わせ、出したままの見積、検収したのに出していない 請求書。止まっている案件を毎朝洗い出して、次にやることまで出します。
毎朝、これだけを見ます
止まっている案件と、その根拠。左が案件の一覧ではなく Today から始まるのは、探しに行かなくていいようにするためです。
画面のスクリーンショットではなく、実際の画面と同じ部品を静的な値で 描いています。画面を直せばここも変わります。
記録するシステムではなく、止めないシステムです
案件の状態をきれいに保つことが目的ではありません。止まっている案件に気づくことが目的です。
案件管理ツール・スプレッドシート
記録するシステム
- 案件の状態を「入力すれば」正しく保てる
- 見にいけば分かる
- 止まっていることは、見にいった人だけが気づく
- 入力が滞ると、何も分からなくなる
BizRelay
止めないシステム
- 止まっている案件を毎朝こちらから出す
- 見にいかなくても分かる
- 止まっていることを、システムの側から言う
- 入力が滞っていること自体を検知する
止まったことを、5つの形で見つけます
どれも「担当者が忘れていても、案件の側から声が上がる」ようにするためのものです。
- 至急問い合わせ未返信山田製作所設備更新の相談
問い合わせから72営業時間 未返信（8/12 16:40着信）
- 経過
- 72営業時間
- 暦時間では
- 278時間
- 待ち始め
- 8/12 16:40
- 閾値
- 9営業時間
- 注意見積提出後の放置河西工業検査ライン改修
見積提出から14営業日 反応なし（7/27 / 8,000,000円）
- 経過
- 14営業日
- 送付
- 7/27
- 金額
- 8,000,000円
- 有効期限
- 8/27
- 閾値
- 5営業日
- 至急検収済み・未請求中央エンジニアリング第2期 保守作業
検収から6営業日 請求未作成（1,200,000円）
- 経過
- 6営業日
- 検収
- 8/6
- 未請求
- 1,200,000円
- 請求状態
- BILLABLE
- 閾値
- 3営業日
このほかに「納期が近いのに進捗が遅れている」「支払期限を過ぎているのに 入金がない」を検知します。
案件は6つの段階を進みます
どこで止まっているかで、次にやることが決まります。案件ごとに現在地と「次にやること」が1行で出ます。
なぜその判定を信じられるのか
一度でも的外れなことを言うと、当たっている指摘まで無視されます。だから、何を数えているかを隠しません。
営業時間で数えます
金曜17時に来た問い合わせを、土曜の朝に「28時間 未返信」とは言いません。自社の営業時間の中だけで数えます。
祝日と自社の休業日を見ます
年末年始や夏季休業を「放置していた日数」に数えません。休業日はカレンダーとして登録できます。
なぜ出たかを必ず表示します
「経過 72営業時間 / 暦時間では 278時間 / 閾値 9営業時間」のように、判定の材料をそのまま出します。折りたたみません。根拠が見えないものは、結局のところ信用されません。
閾値を自社で変えられます
「問い合わせは9営業時間」「見積は5営業日」といった基準は、業種でも案件の種類でも違います。案件種別ごとに変えられます。
「先方待ち」にすれば出ません
こちらの都合ではなく相手の返事を待っている案件は、待機にしておけば鳴りません。個別に消すのではなく、鳴る原因の側を止めます。
開かなくても、届きます
毎朝1通。画面を見る習慣がつくまでは、メールだけで足ります。
実際に送信しているメールと同じ HTML です。文面を直せばここも変わります。
作らないもの
全部入りにはしません。増やすほど、どれも中途半端になります。
- 会計
- 仕訳も決算も行いません。請求のデータは freee / マネーフォワードに渡します。
- 勤怠・経費精算・給与
- 人の管理はしません。案件の管理だけです。
- 見積書・請求書の PDF
- 金額の管理はしますが、書類そのものの発行は当面行いません。いま使っている方法をそのまま続けられます。
いまの状態と、お願いしたいこと
開発中です。できていないことを、できているように書きません。
今できること
- 顧客・案件・見積・請求書・入金の登録
- 5つの検知と、Today での一覧
- 案件ごとの進み具合（問い合わせ→受注→検収→請求→入金）の表示
- 検知の閾値を案件種別ごとに変える
- 毎朝のメール通知
次に作るもの
まだ動きません。
- Gmail の取り込み（返信の有無を手入力しなくてよくなる）
- BizRelay から顧客への返信
- 問い合わせフォームからの自動取り込み
- 問い合わせ内容の自動抽出と、返信文の下書き
お願いしたいこと
- 資料請求フォームの設定を1箇所だけ確認してください
- Contact Form 7 の「追加ヘッダー」に Reply-To が入っているかどうかです。作業は5分程度で、手順は別紙にまとめてあります。これが入っていないと、フォームからの問い合わせに返信できません。
- 資料請求は月に何件くらいか、そのうち何件が商談になるか
- この2つで、問い合わせ一覧を作るかどうかが決まります。月に数件なら画面を増やさない方がよく、多いなら「対応済みを消していく」画面が要ります。
- 問い合わせは、フォーム・直接メール・電話・紹介のどれが多いですか
- 電話と紹介が中心なら、Gmail の取り込みより先にやるべきことがあります。作る順番が変わります。